Politikerplatta för att läsa handlingar

I Vetlanda kommun använder kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder och bolagsstyrelser digitala kallelser. För att kunna läsa de digitala handlingarna kan du som är ledamot eller ersättare låna en iPad under tiden du har uppdraget.

I din iPad får du tillgång till systemet Netpublicator, där kallelser och handlingar till sammanträdena finns. I iPaden kan du också läsa din vetlanda.se-mejl och delta i digitala möten.

Hämta ut eller lämna tillbaka

Du hämtar din iPad på kontaktcenter efter registrering via e-tjänsten ”Förtroendevalda”. Ring kontaktcenter för att boka tid för upphämtning av din iPad. Ta hjälp av dina kollegor i partigruppen för att komma igång på ett bra sätt med plattan och möteshandlingarna i Netpublicator.

När du avslutar uppdraget ska iPad och alla tillbehör (laddare, skal och kartong) återlämnas till kontaktcenter. Om återlämnande inte sker eller inte sker på det sätt som regleras i kvittensen du signerat vid utlämnandet av iPaden, inom två månader efter avslutat uppdrag, kommer du att debiteras ett restvärde eller rådande marknadsvärde för iPaden.

Guide – uppstart av iPad Länk till annan webbplats.

Tappat bort din iPad?

Tappar du bort din iPad kan Höglandets IT nollställa den på distans – meddela omgående Höglandets IT. Höglandets IT hjälper inte till med privata saker som du har sparat på din iPad. Det är ditt eget ansvar.

Uppkoppling – wifi

För att ladda ner handlingar krävs uppkoppling. Är du i kommunens lokaler kan du logga in på Höglandsnätet med samma inloggnings­uppgifter som du använder till e-posten och Företagsportalen. Många har wifi hemma och på jobbet. Wifi finns även i mataffärer, på hotell, i restauranger, på tåget med mera. Välj Inställningar, Wi-Fi så ser du tillgängliga nätverk – har de inget hänglås är de fria att använda. Har du inte tillgång till wifi kan du få ett abonnemang och SIM-kort av kommunen. Behöver du abonnemang för att kunna hämta dina möteshandlingar, e-posta kommunkansli@vetlanda.se. Var rädd om skattepengarna och testa gärna utan först och beställ om du märker att du inte klarar dig utan.

Logga in på Företagsportalen

IPaden är managerad (hanterad). Det innebär att du automatiskt får de appar som behövs för politikeruppdraget bara du loggar in på Företagsportalen. Logga in med din e-postadress och ditt lösenord till nätverket. Då får du tillgång till de appar och inställningar du ska ha. När du byter lösenord, måste du logga in i Företagsportalen på nytt.

Glömt lösenkod/låst platta

Om du glömmer lösenkoden som används för att låsa upp iPaden, kontakta kommunkansli@vetlanda.se för att få hjälp att nollställa koden.

Alternativt kan du själv återställa din iPad med hjälp av en dator och iTunes. På Apples supportsida visar de hur man startar återställningsläge på iPhones och iPads Länk till annan webbplats.. I korthet gör du så här: Stäng av plattan helt. Starta iTunes på en dator och koppla plattan till datorn med sladden. Håll ner hemknappen på plattan tills den startar och välj Återskapa i iTunes.

Möteshandlingar i Netpublicator

Du ser möten i Netpublicator utifrån vilka uppdrag du har. Har du frågor kring Netpublicator vänder du dig i första hand till din nämndsekreterare.

Skapa lösenord och kod till Netpublicator

1. Klicka på Lösenordshjälp >>
2. Fyll i din e-postadress (fornamn.efternamn@vetlanda.se).
   
3. Klicka på Skapa lösenord.
   
4. Du får nu ett mejl med en länk i. Gå till mejlet och klicka på länken. OBS! Detta måste göras inom 24 timmar annars får du börja om från punkt 1.
   
5. Du kommer till en sida där du ska ange ett nytt lösenord och upprepa det. Lösenordet måste vara minst 7 tecken. Klicka sedan på Skapa. Du får ett meddelande om att lösenordet är sparat.
   
6. Gå tillbaka till appen Netpublicator. Klicka på <<Logga in.
   
7. Ange din e-postadress och ditt lösenord du nyss skapade och klicka på Logga in.
   
8. Du blir uppmanad att välja en 4-siffrig kod till Netpublicator. Har du installerat Touch ID (fingeravtryck) får du frågan om du vill använda det för att logga in i appen. Svara i så fall Ja. Annars väljer du en 4-siffrig kod. Denna kod är en extra säkerhet som används för att öppna appen Netpublicator. Lösenordet behöver du inte ange varje gång, för du ska inte logga ut ur appen.
   
9. När du öppnar appen Netpublicator första gången får du frågan om notiser. Tillåt gärna notiser för då kan vi skicka ut ett meddelande om något underlag till ett möte förändras.
   
10. När du har loggat in i Netpublicator, välj Tillgänglig offline för alla dina beslutsinstanser. Då kommer nya möteshandlingar att laddas ner till din iPad när du är uppkopplad, men du behöver inte vara uppkopplad för att senare läsa och göra eventuella anteckningar i handlingarna.
    

Läsa sekretesshandlingar i Netpublicator

Byter du mobilnummer måste du ändra dina uppgifter i e-tjänsten "Förtroendevalda", annars kommer du inte åt sekretesshandlingarna.
För att läsa sekretesshandlingar i Netpublicator behöver du ha din mobiltelefon tillgänglig. När du försöker öppna dokumentet i Netpublicator kommer tangentbordet upp för att slå sifferkoden. OBS! Här ska du välja "Begär kod". Då får du en kod till din mobiltelefon. Knappa in den koden i iPaden så öppnas dokumentet.

Netpublicator på datorn

Du måste inte ha en iPad utan du kan logga in på Netpublicator från vilken dator som helst. Det går dock inte att läsa sekretesshandlingar på datorn av säkerhetsskäl.

Logga in i Netpublicator på datorn Länk till annan webbplats.

Videomöten i Netpublicator

Du rekommenderas att antingen använda din iPad och appen Netpublicator eller en dator med webbläsaren Chrome eller Edge. I Netpublicators funktion för videomöten kommer du inte se alla direkt, men du kan alltid själv växla till den du vill se. Fokus är på den som talar och därför syns den i större bild. Fyra deltagare visas med video. Övriga visas som grå siluetter. Du kan när som helst klicka på vilken deltagare du vill för att se den personens video.

Lathund för videomöten i Netpublicator Länk till annan webbplats.

Tips för videomöten

• Du kan inte använda några andra appar på iPaden under mötet. Ipaden stänger av din kamera om inte Netpublicator-appen är aktiv och aktiv kamera är ett lagkrav vid digitala möten.
• Se till att du sitter ostört och att ingen kan överhöra mötet som inte ska. Headset rekommenderas. Kanske har du hörlurar till din mobil som du kan använda? Se till att plattan är fulladdad innan mötet eller ha strömkälla ansluten under mötet.
• För att ansluta, klicka på mötesdatumet och se till att det står högst upp till vänster i appen. Klicka på de tre prickarna – Anslut till videomöte. OBS! Står du på en handling så går det inte ansluta, du måste stå på ett mötesdatum.
• Om det strular – kolla tillgång till nätverk/wifi.
• Vid paus är det lämpligt att lämna mötet och ansluta igen efter pausen. Videoströmmar kräver mycket av enheten och detta sparar på iPadens kraft.
• Har du möjlighet att ha två olika enheter, kanske en dator och en iPad? Då kan du visa handlingarna på en enhet och videomötet på den andra. Till exempel visa handlingarna via netpublicator.com på datorn och anslut till videomötet på iPaden. Viktigt att du bara ansluter till videomötet på en enhet.
• Har du bara en enhet kan du dölja videomötet om du vill läsa handlingarna utan att ha videomötet i vägen. Det gör du genom att klicka på de tre gubbarna högst upp i appen och välj dölj videomöte. Videon är då fortfarande på och du är aktiv. Du aktiverar videomötet på samma ställe när du läst klart handlingarna.

Zoom-möten

Många förtroendevalda deltar i Zoom-möten och utbildningar. Därför finns appen Zoom på politikerplattan.

Zoom-appen är till för att delta i möten som andra arrangerar. Inga känsliga uppgifter får hanteras på Zoom-möten. Data lagras utanför EU, därför använder vi Netpublicator videomöten eller Teams när vi själva arrangerar möten. Du ska alltså inte skapa ett konto i Zoom.