E-post för förtroendevalda

Du som har ett förtroendeuppdrag i Vetlanda kommun får en kommunal e-postadress (förnamn.efternamn@vetlanda.se). Du får också tillgång till Vetlanda kommuns intranät – Kom in – under ditt uppdrag. Detta är ett led i att effektivisera den kommunala nämndadministrationen och underlätta kontakten mellan medborgare och politiker.

Alla utskick från kommunen skickas till din e-postadress som du får under ditt förtroendeuppdrag i kommunen. Det är också denna e-postadress som syns i dina kontaktuppgifter på kommunens webbplats.

Du som politiker ska enligt Offentlighet- och sekretesslagen och kommunens riktlinjer regelbundet läsa din kommun-e-post och besvara den. All e-post till "vetlanda.se"- adressen anses som inkomna handlingar och kan också behöva diarieföras. Kontakta kommunkansliet om du har frågor eller känner dig osäker.

Signatur e-post i Outlook

Vi har ett gemensamt utseende på e-postsignaturen i Outlook som följer den grafiska signaturen och ska användas av alla.

Din signatur skapas automatiskt med information från lönesystemet. När du startar Outlook första gången får du upp en ruta; "Signaturen är uppdaterad. Ändringarna börjar gälla nästa gång Outlook startas."

Observera! Avsluta då Outlook och starta om programmet så kommer din nya signatur att bli standard.

Så här ser standardsignaturen ut:

Lösenord till e-posten

Observera att du måste lägga in ditt lösenord till e-posten manuellt när du byter lösenord (var 90:e dag).

1. Inställningar
2. Lösenord och konton
   
3. Klicka på ditt Exchange-konto där det står din e-postadress
   
4. Ange ditt lösenord på lösenordsraden.
   

Allmän handling kan vara offentlig eller hemlig

Kort kan man säga att en allmän handling är en handling som bär på någon form av information och som är tillgänglig hos ”myndigheten”, det vill säga förvaltningen, och antingen har kommit in dit utifrån eller upprättats där.

En allmän handling kan sedan vara antingen offentlig eller hemlig, det vill säga sekretessbelagd.

Detta innebär att era brev, e-post och sms alla kan vara allmänna och offentliga handlingar – allt beroende på innehållet, inte formen.
Glöm inte att i förekommande fall maila och registrera handlingen via registrator på din förvaltning. Gäller såväl inkommande som utgående post.

Viktigt att notera är också att till exempel loggarna i e-posten normalt är allmän och offentlig handling till största delen.

Avgränsningen för politiker är handlingar som är knutna till uppdraget. Om handlingen rör din roll som partiföreträdare/medlem är den givetvis inte allmän handling, men om den på något sätt berör ditt förtroendeuppdrag i den kommunala verksamheten så är den att betrakta som allmän och normalt offentlig.

Den kommunala e-postadressen ska användas just för utövandet av det kommunala uppdraget. Vi kommer uteslutande att använda din vetlanda.se adress när vi kommunicerar information och handlingar knutna till uppdraget i kommunen. Använd inte adressen för privata ändamål av skäl som beskrivs ovan.