Vetlanda kommun logotyp

Behandling av personuppgifter

När du skickar e-post, beställer informationsmaterial, lämnar en synpunkt, använder våra formulär, självservice (e-tjänster) eller på annat sätt kontaktar kommunen, lagras dina personuppgifter för att Vetlanda kommun ska kunna behandla ditt ärende.

När du kontaktar oss via formulär på webbplatsen, via e-post eller en e-tjänst och klickar på "skicka", ger du ditt samtycke till att vi lagrar dina personuppgifter för att hantera ditt ärende. Om du inte samtycker till att dina uppgifter lagras ska du inte använda dessa tjänster. Kontakta då den avdelning eller förvaltning som hanterar frågan.

Dataskyddsförordningen (GDPR) är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du har godkänt det (lämnat samtycke) eller om det finns stöd i GDPR eller annan lag.

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn, adress eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighets­beteckning eller telefon­nummer. Även bilder är en personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

När du skickar ett mejl till Vetlanda kommun eller använder våra e-tjänster på webbplatsen behandlar Vetlanda kommun de personuppgifter du har lämnat till oss för att vi ska kunna handlägga ditt ärende. Om du använder våra e-tjänster godkänner du därmed att vi behandlar dina uppgifter.

De uppgifter du skickar in eller lämnar till kommunen, exempelvis via mejl, utgör en allmän handling. Allmän handling betyder dock inte att handlingen alltid är offentlig utan endast att handlingen har inkommit till kommunen. Det betyder att vem som helst kan begära att få ut dina uppgifter. Personuppgifter som bedöms utgöra en offentlig handling vid begäran måste lämnas ut oavsett vem som begär ut uppgifterna.

Personuppgifterna kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, till exempel i samband med överklagande av beslut.

Tänk på att digitala handlingar, i form av SMS eller meddelanden som lämnas på kommunens sociala medier exempelvis Facebook blir allmänna när de inkommit till myndigheten.

Om du har skickat in känsliga uppgifter till Vetlanda kommun så skyddas dessa med sekretess med stöd av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) eller annan speciallagstiftning. Uppgifter kan beläggas med sekretess för att exempelvis skydda en enskild individs privatliv. Allmänheten får då inte ta del av dessa uppgifter.

Med behandling menas allt som vi som arbetar i Vetlanda kommun gör med dina personuppgifter för att hantera det ärende som du har skickat till oss. En personuppgift är alltid kopplad till ett visst ärende och används aldrig i andra sammanhang. Vi sparar aldrig uppgifter längre än nödvändigt för respektive ändamål och sprider dem bara till de som behöver ta del av dem för att lösa vår uppgift.

Varför behandlar barn- och utbildnings­nämnden dina person­uppgifter?

Kommunens rätt till att behandla person­uppgifter grundar sig på att del av skol­verk­samheten innefattar myndig­hetsutövning som kommunen är skyldig att utföra samt det allmänna intresset av att till­godose elevernas behov av utbildning.

Barn- och utbildningsnämnden behand­lar vårdnadshavares och barns personuppgifter för administration inom nämndens verk­samhets­områden, bland annat kommunens förskolor, grundskolor, grund­sär­skola, fritidshem, musik­skola, gymnasieskola och elev­hälsan.

De personuppgifter som registreras är namn på barn och vårdnads­havare, adress, telefon­nummer, person­nummer och liknande upp­gifter. Det kan röra sig om behandling, till exempel datalistor över skolans samtliga elever, beslut och protokoll samt personal­anteck­ningar och e-post.

Ändamålet med behandlingen är att kunna tillhandahålla, anordna och bedriva utbild­ning och annan peda­gogisk verksam­het enligt skolför­fattningar och hälso- och sjuk­vårds­författningar. Det ska även förenkla och förbättra den digitala hante­ringen av de uppgifter som behövs samt erbjuda självservice till vårdnadshavare via Internet.

Personuppgifter som lämnas används också för administra­tion, kontroll och andra åtgärder som behövs för att hand­lägga ärenden. Upp­gifterna används bland annat som grund för fakturering av barn­omsorgs­avgifter. Behandlingen kan också ligga till grund för att kunna ta fram statistik.

Personuppgifter om barn och vårdnads­havare hämtas från kom­munens invånar­register, där samtliga barn samt uppgift om vårdnads­havare finns. Vi matar manuellt in komplet­terande uppgifter i IT-systemet.

Känsliga personuppgifter

I de fall det rör sig om känsliga person­uppgifter enligt data­skydds­förordningen (till exempel uppgift om ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fack­förening och uppgifter som rör hälsa och sexualliv) kommer ditt samtycke inhämtas innan uppgifterna hanteras såvida inte lagligt stöd finns för hanteringen. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.

Offentlighetsprincipen

Barn- och utbildningsnämnden är kommunal myndighet. Det innebär att person­uppgifter blir allmänna hand­lingar som kan komma att lämnas ut i enlighet med tryckfrihets­förord­ningen och offentlighets- och sekretess­lagens regler.

Hur länge bevaras dina personuppgifter?

Personuppgifter bevaras inte längre än nöd­vändigt utan gallras enligt barn- och utbild­nings­nämndens gallrings­rutiner. Hur länge upp­gifterna sparas styrs även av bestäm­melserna om allmänna handlingar.

Fotografier och filmer

Inom Vetlanda kommuns förskolor och skolor används fotografi och film som ett redskap för att dokumentera och synliggöra barns och elevers lärande, vid till exempel undervisning, projekt och utflykter. För sådan hantering behövs i vissa avseende ditt sam­tycke. Samtycket är frivilligt och kan när som helst återkallas.

Följande gäller specifikt för vård- och omsorgsnämndens ansvarsområden (vård och omsorg om äldre och funktionshindrade, samt hemsjukvård) tillsammans med Vetlanda kommuns övriga information om personuppgiftsbehandling.

Varför behandlar vård- och omsorgs­nämnden dina person­uppgifter?

Vård och omsorgsnämnden är ansvarig för de personuppgifter som hanteras inom förvaltningens verksamhetsområde.

Om du söker insats hos oss behöver vi spara och behandla personuppgifter om dig för en rättssäker hantering. Syftet med att använda personliga uppgifter är för att kunna besluta om stöd och hjälp utifrån ditt behov i enlighet med Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till funktionshindrade (LSS) samt Hälso- och sjukvårdslagen (HSL).

Exempelvis får du lämna dina uppgifter vid ansökan om hjälp och i förekommande fall hämtas även uppgifter från andra myndigheter efter ditt samtycke till detta. Vi hanterar dina personuppgifter utifrån gällande lagar och regler som gäller vid aktuellt tillfälle.

Hur länge bevaras dina personuppgifter?

Personuppgifter bevaras inte längre än nöd­vändigt utan gallras enligt bestämmelser i SoL, LSS och HSL samt enligt vård- och omsorgs­nämndens gallrings­rutiner. Hur länge upp­gifterna sparas styrs även av bestäm­melserna om allmänna handlingar.

Har du synpunkter på hanteringen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta förvaltningens dataskyddsombud som nås via kontaktcenter.

Hos Vetlanda kommun kan dina person­uppgifter registreras till exempel när du ansöker om förskole­plats med hjälp av en e-tjänst, om du skickar e-post till kommunen eller kontaktar oss på annat sätt. Då kan vi behöva spara och lagra dina uppgifter i våra register för att handlägga ditt ärende. Detta är exempel på tillfällen när kommunen behand­lar dina personuppgifter. Det kan även vara när du väljer att prenumerera på information från Vetlanda kommun.

Du har rätt att kostnadsfritt få veta vilka personuppgifter vi behandlar, för vilket ändamål och får ta del av uppgifterna. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade och eventuellt raderade.

Ansök om registerutdrag

Du kan skriftligt ansöka om registerutdrag genom att skicka e-post till kommun@vetlanda.se eller en ansökan på papper. Ansökan ska skickas till respektive nämnd på adressen Vetlanda kommun, 574 80 Vetlanda.

Din ansökan måste vara undertecknad för att vara giltig. Ansöker du via e-post måste du skanna in eller fotografera din ansökan med underskrift.

En ansökan om registerutdrag ska innehålla:

  • Till vem du ansöker (nämnd/styrelse)
  • Vilka uppgifter som du efterfrågar
  • Ditt namn och kontaktuppgifter

Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Vetlanda kommun, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (till exempel till företaget/organisationen som driver det sociala mediet, som exempelvis Facebook). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Vetlanda kommun har kamerabevakning på Withalaskolan.

Syftet med kamerabevakningen

  • Att främja trygghet och studiero.
  • Förhindra och utreda brott.

Användning av inspelat material

Det inspelade materialet kan användas för att komplettera uppgifter om händelser som verksamheten behöver utreda. Materialet kan också lämnas ut till polismyndighet vid misstanke om brott.

Lagringstid av specifika inspelningar och händelser

Inspelat material sparas på särskilda servrar med hög IT-säkerhet. Det inspelade materialet lagras i 72 timmar och raderas därefter löpande. Verksamheten sparar vid behov material kopplat till specifika händelser.

Vem har tillgång till materialet?

Ett fåtal behöriga personer såsom verksamhetens ledning och IT-ansvarig har tillgång till materialet.

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för skolornas kamerabevakning är barn- och utbildningsnämnden, utbildning@vetlanda.se.

Rätten till registerutdrag

Du som enskild individ har rätten att begära ut dina egna personuppgifter. Vid kamerabevakning har du rätt att begära ut registerutdrag i form av inspelat material där du själv förekommer i bild. Utdrag ur inspelat material lämnas ut kostnadsfritt om det inte är fråga om orimliga eller uppenbara begäranden. Vid ett registerutdrag behöver den som begär ut utdraget identifiera sig, specificera den bevakade platsen samt uppge datum och klockslag.

Personuppgiftsansvarig lämnar inte ut sekretessbelagt material enligt offentlighets- och sekretesslagen i ett utdrag.

Personuppgiftsansvarig i den kommunala verksamheten är respektive nämnd och för de kommunala bolagen dess styrelser. Kommunen har i sin tur ett dataskyddsombud som bland annat har till uppgift att hjälpa de registrerade.

Tycker du att verksamheten behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten för klagomål. Vid frågor som gäller verksamhetens personuppgiftsbehandling kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud.

Kontaktuppgifter